Основные правила набора и оформления текста

На основе нашего многолетнего опыта мы собрали самые часто встречающиеся ошибки при работе с файлами клиентов.

  • Перед набором текста в любом текстовом редакторе в первую очередь настройте основные параметры документа: размер бумаги, ориентация, поля, установите основной шрифт документа, отступы и междустрочный интервал.
  • Не используйте клавишу «Enter»:
    • для того чтобы перейти на новую строку, курсор сам перейдет на нее при максимальном заполнении строки словами. Клавишу «Enter» необходимо использовать в случае, когда Вы начинаете новый абзац;
    • для перехода на новую страницу. Используйте: Вставка > Разрыв > Начать: новую страницу;
    • для отступов между заголовками и подзаголовками. Используйте: Абзац > Интервал (перед, после);
    • для установки двойного междустрочного интервала. Используйте: Абзац > Интервал (междустрочный).
  • Не используйте клавишу «Tab» и пробелы:
    • для установки красной строки. Используйте: Абзац > Отступ (первая строка);
    • для выравнивания и позиционирования текста. Используйте: Абзац > Выравнивание или Абзац > Отступ.
    • При наборе прайс-листов, меню, содержания и т.п., используйте: Формат > Табуляция (позиция, выравнивание, заполнитель).
  • Пробелы не ставятся:
    • Не ставьте лишних пробелов между словами (всегда нужно ставить только один пробел).
    • Между словом и знаком препинания. (яблоки_?_,_груши_! - неверно), перед знаками препинания (запятая, точка и т.д.) пробел не ставится, а ставится после знака препинания один пробел.
    • Нельзя отделять пробелом знаковые обозначения (градусы, проценты, плюс-минус, номер и т.д.) от относящихся к ним числами.
    • До и после дефиса («темно-серый»), и ставятся до и после длинного тире («Москва_—_столица России»).
    • После открывающихся кавычек, скобок и многоточия в начале предложения («_когда_-_нибудь_» , - неверно).
  • Неразрывные пробелы ставятся: (CTRL+SHIFT+пробел)
    • между двумя инициалами и фамилией (А.П.◦Петров);
    • между числами и относящимися к ним единицами измерения (20◦см, 5◦мм);
    • после географических сокращений (г.◦Бийск);
    • внутри сокращений (и т.◦д.);
    • между названием и версией продукта («iPhone◦8»).
  • В конце заголовка точка не ставится. При этом иные знаки препинания (троеточие, вопросительный и восклицательный знаки) можно ставить.
  • Номера страниц ставятся автоматически (Вставка > Номера страниц), а не в ручную.
  • Не делайте вручную спуск полос, это делается автоматически при печати. Страницы должны идти по порядку.
  • Не устанавливайте вручную переносы с помощью дефисов, для этого есть специальные средства: Сервис > Язык > Расстановка переносов
  • Последняя строка в абзаце не должна быть слишком короткой, надо стараться избегать оставления в строке или переноса 2х-3х букв. Также она не должна переносится на следующую страницу или колонку. Для исправления, необходимо вогнать остаток текста в предыдущие строки или выгнать из них часть текста.
  • Для вставки специальных символов, которых нет на клавиатуре (градусы, copyright, параграф, длинное тире и т.д.), нажимаем и удерживаем кнопку «Alt», и набираем 4х значное число из таблицы символов. В Microsoft Word: Вставка > Символ: вкладка Специальные знаки.

Примеры приведены для программы Microsoft Word 2003, в других текстовых редакторах или версиях Word, разделы меню могут отличаться.